Het is de eerste vraag die elk notariskantoor terecht stelt: mag ik AI eigenlijk wel gebruiken met dossiers die onder het beroepsgeheim vallen? De zorg is gegrond. Een notaris werkt met strikt vertrouwelijke stukken, is wettelijk tot geheimhouding verplicht en draagt persoonlijk de gevolgen als die geheimhouding wordt geschonden. Tegelijk is de winst van AI in het notariaat te groot om links te laten liggen. Dit artikel legt uit waar de juridische grens ligt en hoe een verantwoorde inrichting eruitziet.
Een notaris mag AI gebruiken zolang vertrouwelijke dossierstukken de beheerste omgeving van het kantoor niet verlaten. Het beroepsgeheim wordt niet geschonden door AI op zich, maar door verkeerde inrichting: gegevens plakken in een publieke chatdienst die de invoer hergebruikt. In een afgeschermde opzet, met een verwerkersovereenkomst, dataverwerking binnen de EU, geen training op de invoer en logging onder eigen beheer, blijven het beroepsgeheim, de AVG en de AI Act geborgd.
Wat het notariële beroepsgeheim precies inhoudt
De geheimhoudingsplicht van de notaris is geen interne afspraak maar een wettelijke verplichting, verankerd in de Wet op het notarisambt en versterkt door het verschoningsrecht. Alles wat een cliënt toevertrouwt valt eronder: de inhoud van een testament, de samenstelling van een vermogen, een aanstaande overname, een familieverhouding die niemand hoort te kennen. Schending raakt niet alleen de privacy van de cliënt, maar ook het vertrouwen waarop het ambt rust en kan tuchtrechtelijk en civielrechtelijk doorwerken.
Daar bovenop ligt de AVG, want vrijwel elk dossier bevat persoonsgegevens, en sinds 2026 de AI Act voor Nederlandse bedrijven, die eisen stelt aan transparantie en risicobeheer van het systeem dat je gebruikt. Drie lagen dus, die in de praktijk op één vraag neerkomen: verlaat vertrouwelijke informatie ooit de omgeving die het kantoor zelf beheerst?
Waar het misgaat: de publieke chatdienst
De meest voorkomende fout is ook de makkelijkst te maken fout. Een medewerker plakt een conceptakte of een stuk uit een dossier in een gratis publieke AI tool om er snel een samenvatting van te krijgen. Op dat moment verlaat vertrouwelijke informatie het kantoor en kan die, afhankelijk van de dienst, worden gebruikt om het model te verbeteren. Daarmee is het beroepsgeheim feitelijk geschonden, ook al was de intentie onschuldig en zag niemand het gebeuren.
Het probleem is dus niet "AI". Het probleem is een ongecontroleerde route waarlangs data het kantoor verlaat. Een verbod op AI lost dat schijnbaar op, maar in de praktijk gebruiken medewerkers die tools dan alsnog, alleen buiten het zicht. Een doordachte, veilige inrichting is veiliger dan een verbod dat niemand handhaaft.
Het beroepsgeheim wordt zelden geschonden door kwade opzet. Het wordt geschonden door een handige medewerker met een deadline en een gratis tool.
Hoe een veilige inrichting eruitziet
Veilige AI voor een notariskantoor is een bewuste inrichtingskeuze, geen standaardinstelling. Een verantwoorde opzet rust op vijf pijlers:
- Afgeschermde omgeving. De invoer wordt niet gebruikt om modellen te trainen of te verbeteren. Dit is contractueel vastgelegd, niet aangenomen.
- Verwerkersovereenkomst en EU dataverwerking. Er ligt een verwerkersovereenkomst en de data wordt binnen de EU verwerkt en opgeslagen, in lijn met de AVG.
- Toegang gekoppeld aan dossierrechten. Wie geen toegang heeft tot een dossier, kan dat dossier ook niet via AI bevragen. Rechten lopen mee met het bestaande systeem.
- Logging onder eigen beheer. Het kantoor kan zien wie wat heeft bevraagd, zodat toezicht en verantwoording sluitend zijn.
- Vastgelegd AI beleid. Er is een helder, schriftelijk kader over welk gebruik wel en niet is toegestaan, zodat iedereen weet waar de grens ligt.
De technische kern hierachter is dat je niet werkt met een generieke publieke tool, maar op de eigen, afgeschermde dossierdata van het kantoor. Hoe dat werkt staat in onze gids over AI op je eigen bedrijfsdata. De kaders zelf leggen we vast in een AI beleid op maat, zodat governance geen rem is maar juist de versneller: pas als de grenzen helder zijn, durven kandidaten te gebruiken wat er staat.
Een praktische checklist voordat je begint
Voordat een notariskantoor AI in de buurt van vertrouwelijke stukken laat komen, zijn dit de vragen die beantwoord moeten zijn:
- Wordt de ingevoerde data gebruikt voor training of verbetering van het model? Het antwoord moet aantoonbaar nee zijn.
- Is er een verwerkersovereenkomst en wordt de data binnen de EU verwerkt?
- Is de toegang gekoppeld aan dezelfde rechten als het dossiersysteem?
- Kan het kantoor zelf zien en controleren wie wat heeft bevraagd?
- Is er een vastgelegd beleid dat medewerkers kennen en dat handhaafbaar is?
- Blijft de notariële beoordeling en de authentieke akte volledig mensenwerk?
Pas als deze zes vragen met ja te beantwoorden zijn, hoort AI in een notariskantoor thuis. Niet eerder.
Waar de grens blijft liggen
Een veilige inrichting maakt veel mogelijk, maar verschuift de beroepsverantwoordelijkheid niet. AI is een hulpmiddel voor het voorbereidende en repetitieve werk: dossiers doorzoekbaar maken, conceptcontrole tegen brondocumenten, Wwft onderzoek voorbereiden. De authentieke akte, de notariële beoordeling en de tuchtrechtelijke toets blijven mensenwerk. Voor alles wat het kantoor aansprakelijk maakt blijft menselijke controle verplicht. Dat is geen technische beperking, het is een beroepsprincipe.
Juist die helderheid maakt veilige adoptie mogelijk. Een uitgebreid overzicht van waar AI in het notariaat wél en níét voor is, vind je in onze pillar AI voor notariskantoren. Speelt op uw kantoor vooral de bezetting en werkdruk een rol, lees dan hoe AI het notarissentekort verlicht.
Veelgestelde vragen
Mag een notaris ChatGPT of andere AI gebruiken?
Ja, mits vertrouwelijke dossierstukken niet in een publieke chatdienst belanden. Een notaris mag AI inzetten zolang de geheimhoudingsplicht uit de Wet op het notarisambt en de AVG geborgd blijven. Dat lukt met een afgeschermde omgeving waarin data niet wordt gebruikt voor training. Generieke gratis tools waar je akteteksten in plakt voldoen daar niet aan.
Schendt AI gebruik het notariële beroepsgeheim?
Niet als de inrichting klopt. Het beroepsgeheim wordt geschonden zodra vertrouwelijke informatie buiten de beheerste omgeving van het kantoor terechtkomt, bijvoorbeeld in een publieke clouddienst die de invoer hergebruikt. In een afgeschermde opzet met verwerkersovereenkomst, EU dataopslag en logging onder eigen beheer blijft het beroepsgeheim intact.
Wat zijn de eisen vanuit de AVG en de AI Act?
Vanuit de AVG gelden een grondslag, dataminimalisatie, een verwerkersovereenkomst en grip op waar data wordt verwerkt. De AI Act voegt daar transparantie en risicobeheer aan toe voor het gebruikte systeem. Voor een notariskantoor betekent dit vooral: geen vertrouwelijke data naar diensten die het hergebruiken, en vastgelegd beleid over wat wel en niet mag.
Hoe ziet een veilige AI inrichting voor een notariskantoor eruit?
Een afgeschermde omgeving waarin invoer niet wordt gebruikt voor modeltraining, data binnen de EU wordt verwerkt, een verwerkersovereenkomst is afgesloten, toegang is gekoppeld aan de rechten van het dossiersysteem en logging onder eigen beheer staat. Aangevuld met vastgelegd AI beleid en werken op de eigen, afgeschermde dossierdata in plaats van een publieke tool.
Mag ik vertrouwelijke aktes in een AI tool plakken?
Niet in een publieke, gratis AI tool. Daar kan de invoer worden gebruikt voor verbetering van het model en verlaat de informatie de beheerste omgeving van het kantoor. Vertrouwelijke aktes en dossierstukken horen alleen in een afgeschermde, contractueel afgedekte omgeving die specifiek voor het kantoor is ingericht.
Wie is verantwoordelijk als AI een fout maakt in een dossier?
De notaris blijft eindverantwoordelijk. AI is een hulpmiddel dat voorbereidend werk doet en controles voorstelt, maar de notariële beoordeling en de authentieke akte blijven mensenwerk. Daarom hoort AI alleen voorbereidend te werken en moet menselijke controle verplicht blijven voor alles wat het kantoor aansprakelijk maakt.
Wat nu?
Het beroepsgeheim is geen reden om AI te mijden, maar een reden om het goed in te richten. De kantoren die nu de tijd nemen om die inrichting zorgvuldig te doen, kunnen veilig profiteren van de tijdwinst terwijl de rest nog twijfelt. De juiste eerste stap is geen groot project, maar één afgebakend proces met een inrichting die het beroepsgeheim aantoonbaar respecteert. Wilt u eerst weten waar uw kantoor staat? Doe de gratis AI Scan en krijg direct zicht op uw AI-volwassenheid en veiligste startpunt.