Een calculator die fulltime bezig is met het samenstellen van offertes en facturen. Eenheidsprijzen opzoeken bij de groothandel, materiaallijsten handmatig invullen, uren schatten op basis van ervaring. Voor veel installatiebedrijven is dit dagelijkse realiteit, en het kost meer dan je denkt.
We kregen de vraag of het mogelijk was om de facturatie te automatiseren bij een installatiebedrijf. Het korte antwoord: ja. Met een op maat gebouwde AI oplossing bespaart dit bedrijf nu €5.000 per maand aan calculatiekosten, en gaan offertes in minuten de deur uit in plaats van uren.
De uitdaging: kennis in hoofden, niet in systemen
Het installatiebedrijf had een ervaren calculator in dienst. Iemand die precies wist hoeveel meter leiding er nodig was voor een bepaalde klus, welke materialen bij welke situatie pasten, en hoeveel arbeidsuren realistisch waren. Het probleem? Die kennis zat volledig in zijn hoofd.
Elke offerte begon met hetzelfde ritueel: tekeningen bestuderen, de website van de groothandel openen om actuele prijzen op te zoeken, eenheden berekenen, marges toevoegen, en het geheel formatteren tot een professionele offerte. Voor een gemiddelde opdracht was de calculator daar minstens een halve dag mee bezig. Bij complexere projecten liep dat op tot twee dagen.
Het bedrijf groeide, maar de calculator kon niet meegroeien. Er waren simpelweg meer offerteaanvragen dan hij kon verwerken. Nieuwe medewerkers aannemen was een optie, maar het inwerken van een calculator die het bedrijf, de materialen en de prijzen kent, duurt maanden. Er moest een andere oplossing komen.
De aanpak: leren van honderden bestaande facturen
In plaats van een standaard calculatiepakket te implementeren, kozen we voor een andere route. We bouwden een AI oplossing die leerde van wat het bedrijf al had: honderden bestaande facturen uit voorgaande projecten.
Die facturen bevatten een schat aan informatie: welke materialen bij welk type installatie, hoeveel uur per werkzaamheid, welke toeslagen, hoe de prijsopbouw eruitzag. Door al die facturen te analyseren, leerde de AI de patronen en logica van de calculator begrijpen.
Vervolgens koppelden we het systeem aan de inkoopwebsite van de groothandel. De oplossing werkt daardoor altijd met actuele materiaalprijzen, zonder dat iemand die handmatig hoeft op te zoeken.
Het resultaat is wat wij een "skill" noemen: een getraind AI model dat via Microsoft Copilot beschikbaar is voor het team. Een monteur of projectleider typt in een paar zinnen wat de klus inhoudt, en het systeem genereert een complete calculatie inclusief materiaallijst, arbeidsuren en een klantklare factuur.
Wat voorheen een halve dag calculator kostte, levert de AI nu op in een paar minuten. Niet als ruwe schatting, maar als volledige offerte met onderbouwde prijzen.
Hoe het werkt in de praktijk
De kracht zit in de eenvoud. Een projectleider opent Copilot, beschrijft de klus in normale taal, en krijgt een resultaat terug. Bijvoorbeeld: "CV ketel vervangen in rijwoning, Remeha Tzerra Ace, bestaande leidingen hergebruiken, twee radiatoren vervangen." Binnen minuten levert het systeem:
- Een complete materiaallijst met actuele inkoopprijzen van de groothandel
- Een arbeidsurenschatting gebaseerd op vergelijkbare projecten uit het verleden
- Een margeberekening conform de standaard van het bedrijf
- Een opgemaakte offerte die direct naar de klant kan
De projectleider controleert het resultaat, past eventueel een detail aan, en verstuurt. Het hele proces kost vijf tot tien minuten waar voorheen vier tot acht uur tegenover stond.
Het resultaat: €5.000 per maand besparing
De cijfers spreken voor zich. Het bedrijf bespaart €5.000 per maand aan directe calculatiekosten. Dat is het equivalent van een fulltime calculator die nu ingezet wordt voor andere werkzaamheden. Maar de financiële besparing is slechts één kant van het verhaal:
- Snelheid. Offertes gaan dezelfde dag de deur uit in plaats van na drie tot vijf werkdagen. Dat verhoogt de hitrate aanzienlijk.
- Consistentie. Elke offerte volgt dezelfde structuur en dezelfde prijslogica. Geen wisselende marges of vergeten posten meer.
- Schaalbaarheid. Het bedrijf kan nu drie keer zoveel offerteaanvragen verwerken zonder extra personeel aan te nemen.
- Kennisbehoud. De expertise van de ervaren calculator is vastgelegd in het AI model. Als hij met pensioen gaat of vertrekt, gaat die kennis niet verloren.
Waarom dit werkt (en standaardsoftware vaak niet)
Er bestaan tientallen calculatiepakketten voor de installatiebranche. Maar in de praktijk lopen veel bedrijven tegen hetzelfde probleem aan: standaardsoftware dwingt je om je werkwijze aan te passen aan het systeem, in plaats van andersom.
De kracht van een op maat gebouwde AI oplossing is dat die vertrekt vanuit jouw bestaande manier van werken. De AI leert van jouw facturen, jouw prijslogica, jouw margestructuur. Dat is de kracht van AI trainen op je eigen bedrijfsdata. Het systeem past zich aan jou aan, niet andersom. En doordat het via Copilot werkt, is er geen nieuwe software om te leren. Medewerkers gebruiken een tool die ze al kennen.
Dit is precies hoe een AI Sprint bij Currentic werkt. We bouwen geen theoretisch model of een dik adviesrapport. We leveren een werkende oplossing die binnen weken operationeel is, getraind op jouw eigen data en geïntegreerd in de tools die je team al gebruikt.
Is dit ook mogelijk voor jouw bedrijf?
De eerlijke vraag die we vaak krijgen: werkt dit alleen bij installatiebedrijven? Het antwoord is nee. Dezelfde aanpak is toepasbaar bij elk bedrijf waar facturatie en calculatie een repetitief, kennisintensief proces is. Schildersbedrijven, dakdekkers, loodgieters, elektrotechnische bedrijven, aannemers: overal waar vakmensen handmatig offertes samenstellen, ligt dezelfde kans. Lees ook hoe wij offerte- en calculatieprocessen automatiseren in de bouw.
De voorwaarden zijn simpel: historische facturen (minimaal vijftig, liefst honderd of meer), een redelijk consistent prijsmodel, en de bereidheid om een paar weken te investeren. De terugverdientijd is doorgaans minder dan twee maanden. De vraag is hoeveel offertes je nog handmatig wilt maken voordat je de stap zet.